CÓMO PLANIFICAR UN EVENTO DE NEGOCIOS

Business Colleagues Together Teamwork Working Office
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Una gran manera de fortalecer lazos con clientes y proveedores es hacer un evento de negocios. Hoy te traemos algunos consejos de cómo organizarlo correctamente para que sea un éxito.

 

Como en la mayoría de los asuntos de negocios, existen compañías que pueden hacer la organización por ti. Sin embargo, si lo que buscas es algo más personalizado y reducir el gasto de contratar un planeador profesional, toma nota.

DEFINE TUS OBJETIVOS

Tu evento debe tener un objetivo concreto; se debe saber el beneficio que se espera obtener al término del evento. Antes de comenzar a planificar cualquier asunto, siéntate a anotar lo que deseas sacar de la convivencia. Puedes anotar, por ejemplo: fidelizar a mis clientes, fortalecer los lazos entre los trabajadores de la empresa o premiar trabajadores. Cada uno de estos objetivos debe ser medible, así podrás calcular el éxito de tu evento al finalizar el mismo.

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HAZ UNA LISTA DE INVITADOS

Teniendo ya los objetivos concretos, sabrás cuál es el público meta de tu evento y podrás hacer una lista de invitados. Organiza a tus invitados por grupos y sabrás cuánta gente involucrarás para atenderlos correctamente el día del evento. Verás que cada grupo de invitados tiene distintas necesidades, así que planifica la atención que se le dará a cada uno.

Al organizarlos por grupos ahorrarás tiempo y esfuerzo, cuando llegue la hora de hacer el acomodo, irás un paso adelante.

DEFINE EL PRESUPUESTO

Es crucial que definas cuánto capital estás dispuesto a invertir en el evento empresarial que estás planeando. Una vez que lo hayas definido, apégate a él, pues es muy común que se exceda lo establecido. Calcula que tu evento sea rentable, pues si no lo es, no podrás llamarlo evento de negocios. Si es necesario que vendas algo en tu evento para recuperar una parte de la inversión hecha, hazlo. Puedes optar por ofrecer a tus invitados recuerdos del evento o algún snack que no esté incluido en el menú.

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ELIGE EL VENUE

En Querétaro encontrarás muchos espacios para hacer eventos de negocios a tu disposición, elige el que se adecúe a tus necesidades. Ya definido el presupuesto y la cantidad de invitados que habrá en tu evento para elegir el correcto para tu evento. Es cierto que hacer el evento en tu empresa fortalece la identidad, pero un espacio externo a lo laboral, fortalecerá lazos.

La mayoría de los lugares para eventos te ofrecerán soluciones para la contratación de audio, video, catering, etcétera. Esa facilidad puede ser una gran aliada, pero si quieres ahorrar en costos, puedes contactar directamente a los proveedores.

ELIGE EL MENÚ

Dependiendo del giro que le des a tu evento, podrás elegir el menú que ofrecerás a los invitados. Ya sea comida o cena, una inauguración o celebración, un congreso o seminario, el menú es muy importante.

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1.       INAUGURACIONES O LANZAMIENTOS DE CAMPAÑAS Y PRODUCTOS

Si se trata de la inauguración de tu empresa, querrás ofrecer a tus invitados bocadillos o canapés pequeños. Puedes acompañar estos alimentos con copas de vino tinto o blanco para darle un toque elegante y sofisticado.

2.       CENAS O COMIDAS EMPRESARIALES

Generalmente estos eventos se hacen en modo motivacional o en celebración; querrás ofrecer un menú de 3 tiempos. Para estos eventos, deberás contratar el personal adecuado para atender a los invitados, pues es un evento más elegante.

3.       CONGRESOS Y SEMINARIOS

Principalmente, estos eventos están dirigidos a una gran cantidad de profesionistas y empresas especializadas en cierta tarea, giro o sector. Para este tipo de eventos es recomendable ofrecer coffee breaks que estén disponibles para los invitados entre conferencias.

Estos consejos te facilitarán la planeación de los eventos que quieras hacer y notarás que cada vez será más sencillo.

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